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6 conseils pour bien classer ses documents

Classer ses papiers n’est pas vraiment une partie de plaisir, mais ne pas le faire peut causer des inconvénients. Que se passe-t-il lorsque vous devez chercher un papier administratif dans votre pile de courriers ? Vous parvenez à le retrouver, mais au bout de combien de temps !
Alors comment faire pour ne pas être submergé(e) ?

1) Se retrousser les manches le plus tôt possible

Classer le bazar

Au fond, la meilleure façon de classer ses papiers, c’est de ne pas se laisser envahir et de le faire régulièrement. N’attendez pas de trouver le bon moment, faites-le dès maintenant. Vous verrez qu'une fois le « ménage de printemps » effectué, cela demande très peu de temps par la suite. Il est certain que la phase de rattrapage dans votre classement sera fastidieuse (surtout si votre pile de papiers est haute), mais le temps investi à classer et à ranger ses papiers, puis à le faire régulièrement, est du temps gagné pour ne plus avoir à chercher un document important. Et c’est aussi plus agréable pour les autres personnes si elles peuvent facilement retrouver ce qu'elles cherchent dans votre classement. 

2) Faire un tri

Faire le tri est un bon moyen pour commencer. Tout d’abord, se débarrasser des prospectus ou autres publicités qui ne présentent aucune utilité. De même, certains papiers administratifs sont devenus obsolètes et n'ont plus besoin d'être gardés. 

Pour tout ce qui reste, commencez par trier en faisant une pile par domaine (et type de documents) que vous reclasserez progressivement par année.

3) Classer ses papiers par domaine

Pour faciliter le classement, il est possible de choisir des couleurs différentes par domaine (couleurs de classeurs, d’étiquettes, d’intercalaires, de boîtes … suivant le volume et votre mode de classement). Vous pouvez utiliser le même classement que celui proposé dans ce tableau détaillant les délais de conservation :

Exemple de classement pour les particuliers

Dans chaque domaine, classez vos documents par ordre chronologique, du plus récent au plus vieux, le plus récent étant dessus.

Classeurs dans un placard

Ce mode de classement est valable aussi bien pour vos documents papier…

Salle de lecture - Salle de lecture

… que pour vos documents numériques.


4) Traiter le courrier dès réception

Vous pouvez définir une place (dans votre entrée, sur un coin du plan de travail de la cuisine, etc.) pour centraliser tout le courrier entrant dans votre maison avec une poubelle papiers à proximité. Prenez l’habitude de trier votre courrier dès réception, cela ne vous prendra que quelques minutes :

  • jetez directement les pubs et prospectus inutiles
  • ouvrez le courrier restant et jetez les enveloppes
  • répondez tout de suite aux urgences, les autres courriers peuvent attendre...un peu
  • classez le reste en fonction de leur échéance, dans un trieur par exemple. Cela peut être un trieur à soufflets : à traiter cette semaine, avant le 15 du mois, avant la fin du mois et enfin une case pour les lettres de moindre importance (pour celles pour lesquelles « il n'y a pas le feu ») Une fois tous les papiers « courants » traités, il convient de les classer dans les dossiers d’archives correspondants.

5) Diminuer le volume de documents papier

Numérisation de documents

De plus en plus de services proposent la facturation en ligne pour remplacer le papier, soit sur un compte en ligne ou par e-mail. Le paiement peut de plus s'effectuer directement en ligne. Cela réduit considérablement la masse des documents papier. Rappel : il convient néanmoins de classer les documents numériques dans votre ordinateur comme vous le faites pour les documents papier. Pensez aussi à numériser vos documents importants (titre de propriété de votre logement, contrats de mariage, donation, jugement de divorce) pour les archiver dans votre ordinateur. Il est nécessaire dans ce cas de faire des sauvegardes régulières et de multiplier les supports de copie afin d’éviter d’éventuels pertes ou accidents.

6) Trier les magazines et catalogues divers

Faites un choix sur les abonnements de magazines qui vous intéressent vraiment et que vous avez réellement le temps de lire. De plus, nous trouvons (presque) tout sur Internet. Alors le prospectus du restaurant dont le menu vous semble très sympathique, vous pouvez le jeter : vous retrouverez son adresse en 2 clics. Au pire, faîtes en une photo avec votre téléphone portable, plus facile à retrouver qu’un bout de papier au fond d’un tiroir. Même chose pour les notices et modes d’emploi des appareils électroménagers, ils sont souvent en PDF et facilement téléchargeables sur les sites de vente en ligne...