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Faire une recherche dans les archives notariales

Les Archives notariales

Les Archives notariales, qu'est-ce que c'est ?

Les archives notariales sont l’ensemble des documents sous format papier et électronique provenant d’une étude notariale et ayant trait à son activité.

Si de nombreux types de documents sont produits par les notaires, seuls deux doivent être obligatoirement versés aux Archives départementales : les minutes et les répertoires des actes de plus de 75 ans.

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Minute provenant du fonds de l'étude notariale de Saâcy-sur-Marne
Minute provenant du fonds de l’étude notariale de Saâcy-sur-Marne
(AD77, 238E204)

Quelles sont les archives qui composent le fonds d'une étude notariale ?

  • Les minutes, documents principaux des fonds notariés, correspondent à l’original des actes notariés. Elles peuvent être relatives :
  1. aux droits d’Ancien Régime : foi et hommage, aveu et dénombrement, ventes et traités de charges et d’offices, etc. ;
  2. aux communautés d’habitants et aux communes, dans le cadre d’acquisitions, de ventes, baux, locations de biens, devis et marchés de travaux ;
  3. à la vie économique : baux, ventes, adjudications, obligations, dépôt de statuts de sociétés, etc. ;
  4. à la personne ou à la famille : contrats de mariage, donations, testaments, inventaires après décès, etc.  
  • Les répertoires des actes mentionnent chronologiquement la date de rédaction des actes. La tenue d’un répertoire est rendue obligatoire par la législation de 1791, qui prescrit également le dépôt d’un double au greffe du tribunal.
  • Les tables alphabétiques présentent les mêmes informations que les répertoires, mais organisées différemment. On y retrouve par ordre alphabétique l’ensemble des clients de l’étude pour une période donnée. Les fichiers clients sont également un autre complément des répertoires des actes.
  • Les déclarations à terriers sont des actes « commandés » par des seigneurs ou des institutions ecclésiastiques afin de définir de manière précise leurs propriétés et possessions.
  • Les grosses et expéditions sont des copies des actes authentiques. La grosse est une expédition sur laquelle figure la formule exécutoire.
  • Les dossiers clients regroupent les pièces administratives, les correspondances et les divers projets pour la rédaction d’un acte.
  • Des registres et pièces de comptabilité peuvent être présents dans un fonds d’archives notariales. Les grands-livres et les journaux en sont des exemples.
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Répertoire des actes provenant du fonds de l'étude notariale de Saâcy-sur-Marne

Répertoire des actes provenant du fonds de l’étude notariale de Saâcy-sur-Marne

(AD77, 238E78)

Intérêt des archives notariales

Les actes notariés présentent un intérêt pour de nombreux types de recherche. Ils sont un outil essentiel pour les recherches généalogiques apportant de nombreux éléments d’informations et de compléments notamment grâce aux contrats de mariage, aux successions ou encore aux donations.

Les recherches concernant les origines de propriétés peuvent également trouver leurs réponses au sein de ces documents grâce notamment aux actes de vente ou aux inventaires après décès.

Enfin, les archives notariales sont une source très riche pour écrire l’histoire politique, économique ou encore sociale.

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Les archives notariales aux Archives départementales de Seine-et-Marne

En quelques chiffres

Les premières intégrations d’archives notariales au sein des collections des Archives départementales datent de la loi du 5 brumaire An V (26 octobre 1796), mais ces premiers fonds sont mineurs et fragmentaires. Vers 1880, quelques ensembles de minutes sont intégrés, mais toujours du fait de particuliers.

La loi de 1928 qui autorise les notaires à déposer leurs minutes et répertoires de plus de 125 ans au sein des services publics d’archives a grandement contribué à accroître le fonds des archives notariales conservé aux Archives départementales de Seine-et-Marne. En octobre 1929, est réalisé le premier dépôt d’archives en provenance directe d’une étude notariale. Entre 1929 et 1978, 41 études ont ainsi effectué un dépôt total ou partiel de leurs archives.

En 1979, les minutes et répertoires deviennent des archives publiques. Les documents de plus de 100 ans sont désormais communicables et doivent donc être versés aux Archives départementales. En 2008, la communicabilité des minutes et répertoires est réduite à 75 ans.

En 2015, les archives notariales représentent environ 6 kilomètres linéaires de documents conservés aux Archives départementales de Seine-et-Marne.

Le département compte actuellement 79 études.

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Les instruments de recherche disponibles

Le service des archives notariales constitue et met à jour de nombreux instruments de recherche permettant aux lecteurs de réaliser ses recherches dans les meilleures conditions.

  • Le dictionnaire des notaires de Seine-et-Marne (942 Ko) répertorie par ordre alphabétique l’ensemble des notaires ayant été recensés. Pour chaque notaire est référencé :
    1. Son nom.
    2. Ses dates d’exercice.
    3. L’intitulé de ses fonctions (pour l’Ancien Régime uniquement).
    4. Ses lieux de résidence.
    5. L’inventaire où trouver les documents de ce notaire.
      Exemple :
      BARRE (Jean)
      1627-1631
      Tabellion juré résidant à Lagny-sur-Marne
      Lieu(x) de résidence : Lagny-sur-Marne
      LAGNY-SUR-MARNE II
  • Le dictionnaire des études notariales de Seine-et-Marne (349 Ko) répertorie par ordre alphabétique l’ensemble des études et des offices rattachés et présentent la filiation des notaires au sein de l’étude.
  • Les inventaires par étude sont les instruments de recherche principaux pour la recherche d’un acte : ils sont organisés par typologie de document puis par ordre chronologique des dates d’exercice des notaires. Les actes notariés sont également classés par ordre chronologique.
  • L’inventaire des actes remarquables est un recueil des actes présentant un intérêt historique majeur. Ils peuvent concerner une personnalité, un artiste, un bâtiment…
  • Les dépouillements d’actes notariés réalisés par des associations dont le résultat a été transmis à nos services.
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Rechercher une minute notariale

La recherche d’un acte notarié peut prendre plus ou moins du temps en fonction des informations dont vous disposez avant de commencer votre recherche. Plusieurs cas de figure sont ainsi présentés ci-dessous :


Vous connaissez
Méthodes de recherche
Le nom du notaire et la date du passage de l'acte
Rechercher le nom du notaire dans le dictionnaire des notaires de Seine-et-Marne pour savoir dans quelle étude notariale chercher les minutes de ce notaire ;

Consulter l’inventaire de cette étude, partie « Minutes », y relever la cote correspondant à la date de l’acte ;
Le nom du notaire, sans date ou avec une fourchette d'années
Rechercher le nom du notaire dans le dictionnaire des notaires de Seine-et-Marne pour savoir dans quelle étude notariale chercher les minutes de ce notaire ;

Consulter l’inventaire de cette étude, partie « Tables alphabétiques », y relever les cotes des tables alphabétiques correspondant à ce notaire ;

Rechercher dans la table alphabétique le nom qui vous intéresse. Relever la date à laquelle le nom apparaît.

Consulter l’inventaire de cette étude, partie « Minutes », y relever la cote correspondant à la date trouvée ;



EN L'ABSENCE DE TABLES ALPHABÉTIQUES :

Consulter la partie « Répertoires», y relever les cotes de tous les répertoires correspondant à ce notaire, et venir les consulter en salle de lecture pour continuer votre recherche.

Rechercher dans le répertoire le nom qui vous intéresse. Relever la date à laquelle le nom apparaît.

Consulter l’inventaire de cette étude, partie « Minutes », y relever la cote correspondant à la date trouvée ;



EN L'ABSENCE DES DOCUMENTS PRÉCÉDENTS :

Il faut alors dépouiller l’ensemble des actes produits par ce notaire.
La ville et la date où l'acte a été passé
Rechercher la ville dans le dictionnaire des études notariales de Seine-et-Marne



VOUS N'AVEZ RELEVÉ QU'UNE SEULE ÉTUDE :

Consulter le sommaire de l’inventaire de cette étude : si un seul notaire exerce à cette date, consulter la partie « Minutes » de l’inventaire, et y relever la cote correspondant à la date de l’acte ;

Si plusieurs notaires exercent à cette date, consulter la partie « Répertoires » de l’inventaire, y relever, pour chaque notaire, la cote du répertoire correspondant à la date de l’acte, et venir consulter ces répertoires en salle de lecture pour continuer votre recherche.



VOUS AVEZ RELEVÉ PLUSIEURS ÉTUDES

Utiliser la procédure détaillée ci-dessus pour chacune des études.


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Sources complémentaires

Lorsque ni le nom du notaire ni la date ne sont connus, il faut recourir aux archives de l’enregistrement fiscal :

  • Les archives du contrôle des actes, série C, permettent de retrouver des actes notariés avant la Révolution. Instauré en 1693, le contrôle des actes, répondant à la fois à un souci juridique et fiscal, confère une valeur légale aux actes passés sous seing privé. À la Révolution, l’Enregistrement prend la suite du contrôle des actes.
  • Les archives de l’Enregistrement, série Q, sont susceptibles de faciliter vos recherches d’actes notariés puisqu’on y trouve notamment la table des acquéreurs et des vendeurs passés devant notaire à partir de 1791. Ces volumes présentent le nom d’un propriétaire, la date et l’objet de la transaction et surtout le nom du notaire.
  • Les archives des hypothèques conservées dans la sous-série 4Q : pour en savoir plus, consulter la fiche méthodologique sur les archives des hypothèques
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Orientations bibliographiques

  • XIIIe colloque international d’histoire du notariat, Le Gnomon n°175, avril-juin 2013, 64 pages.
  • Discours inaugural d’Henri Courteault du 28 mai 1932 pour le minutier central à Paris. Il reste une source essentielle pour connaître l’histoire de l’arrivée des archives des notaires dans les services publics d’archives. 
  • Étienne (Geneviève), Limon-Bonnet (Marie-Françoise), dir. Les archives notariales, manuel pratique et juridique, La documentation Française, Paris, 2013, 295 pages.
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Tutoriel vidéo

proposé par les Archives départementales des Hautes-Alpes